11 советов как эффективно управлять удаленной командой

Снижение расходов.

Финансовая сторона - это найиболее очевидное преимущество удаленной работы для вашего бизнеса.

Многие большие корпорации по всему миру с каждым годом увеличивают число сотрудников "на удаленке", так как это значительно снижает расходы на содержание офиса и постоянных затрат на его обслуживание.

В долгосрочной перспективе такая экономия может сыграть ощутимую роль в становлении вашего бизнеса. Ведь наличие красивого офиса вряд ли ускорит рост вашей компании. А вот дополнительные специалисты на это способны. 

Широкие горизонты.

В дополнение к отсутствию необходимости в аренде больших офисных пространств и оборудованию рабочих мест, вы еще и получаете доступ к талантам по всей стране или даже миру.

Удаленная работа предполагает возможность сотрудника начать работу незамедлительно - из любой точки, где есть доступ в интернет. А современные технологии позволят легко оставаться на связи 24/7 и достигать поставленные задачи эффективно. 

Концентрация на важном.

Многочисленные исследования показали, что классические офисы в формате open space убивают продуктивность. Прежде всего потому, что они переполнены источниками отвлечений. Это, в свою очередь, не дает сотрудникам эффективно погружаться в работу на длительный период - они постоянно отвлекаются на происходящее вокруг.

Удаленные сотрудники самостоятельно оборудывают свое рабочее пространство. И чаще всего они это делают очень хорошо. Поэтому вы можете расчитывать на высокую эффективность работы удаленной команды.

А вы в это время тоже можете погрузиться в работу, не отвлекаясь на микроменеджмент и на то, что происходит у вас в офисе. 

Несмотря на очевидные выгоды от работы с удаленными командами, существует мнение, что отсутствие контроля и личного контакта рано или поздно приводит к ошибкам и снижению эффективности. 

Эти 11 советов направлены на то, чтобы обеспечить плодотворное взаимодействие с удаленными сотрудниками:

1. Четко и ясно обозначьте свои ожидания.

У каждого свое представление о том, что такое «быстро» или «хорошо». Как правило, чтобы донести свое видение работы и конечного результата менеджеры показывают внештатникам примеры работ, которые необходимо выполнить, вместе ведут онлайн-календарь и прочее.

Но главное, что действительно важно – человек должен понимать вас и, соответственно, ваши ожидания от его работы. Чем более информированным он будет, тем лучше сможет выполнять свои обязанности.
 

2. Относитесь к удаленным сотрудникам как к штатным.

Дистанционные сотрудники все же отличаются от штатных – они не встречаются с вами ежедневно, не заходят к вам в офис, не обедают с вами, у них нет доступа  к вам в любое время. Это необходимо учитывать.

Чтобы удаленный сотрудник не ощущал себя «на отшибе», старайтесь максимально оперативно отвечать на его сообщения и держите его в курсе происходящего в компании. Дайте ему понять, что он часть команды. Это поможет развить у него чувство командного духа и он будет чувствовать себя полноценным сотрудником.
 

3. Вовлеченность в рабочий процесс.

Ежедневно вовлекайте своих удаленных сотрудников в обсуждение рабочих моментов. Тем более сейчас, когда в вашем распоряжении так много различных каналов связи, это сделать не трудно. Также запланируйте регулярные личные встречи – еженедельные, ежемесячные или ежегодные. Митинги можно приурочить к совместным посещениям конференций или семинаров.

Постоянное взаимодействие и активное участие в рабочем процессе помогут дистанционным сотрудникам почувствовать себя частью коллектива.

4. Общение по видеосвязи.

Я считаю такого рода коммуникацию крайне важной, особенно с удаленными работниками. Разговор «лицом к лицу» дает возможность лучше понять друг друга и сделать сотрудничество более продуктивным и комфортным для обеих сторон. Используйте программы Zoom или Skype, когда хотите связаться со своими клиентами или внештатными сотрудниками.

Дело в том, что общение исключительно по переписке и внезапно возникшее молчание с вашей стороны (ведь случается всякое) неизбежно вызовет у вашего подчиненного вопросы и сомнения насчет его профпригодности или вашей прозрачности. Как правило, подобные сомнения быстро перерастают в переживания и сказываются на качестве работы.

5. Создайте комфортные условия для сотрудничества.

Иногда компании не хотят привлекать удаленную рабочую силу, опасаясь, что работа будет выполнена хуже, нежели непосредственно в офисе. Проблема в том, что причиной таких заблуждений чаще всего становится не сотрудник, а работодатель.

Вам необходимо создать четкую систему взаимодействий и выстроить базовые процессы, которые лягут в основу вашего сотрудничества.

Составьте нечто вроде руководства по работе. Включите в него важные для вас пункты, к примеру:

• Порядок коммуникации;
• Порядок выполнения задач и отчетности;
• Время и график работы. 
• И т.д.

Такие пункты внесут ясность в порядок работы для сотрудника. А вы, в свою очередь, будете получать ожидаемый результат. 

6. Включите внештатника в процесс обсуждения.

К сожалению, часто внештатные сотрудники уходят на второй план, когда команда в офисе собирается на совещание и обсуждение планов и идей. Чтобы этого не произошло в вашей команде, регулярно проводите виртуальные митинги с привлечением постоянных работников. Постоянное взаимодействие и вовлечение в процесс принятия решений поможет полностью включить его в рабочий процесс и улучшить атмосферу в команде.

7. Убедитесь в надежности вашей технической базы.

Если дистанционные сотрудники не могут загрузить файлы, не имеют возможности полноценно участвовать в телефонной конференции из-за плохой связи или получают приглашения на митинги в ночное время, вам определенно есть над чем поработать.

Во-первых, советую инвестировать в свою техническую базу – это обеспечит качество вашего сотрудничества с людьми. Во-вторых, разработайте регламент использования технической базы своей компании.

8. Не занимайтесь микроменеджментом.

Ваша цель – результат, а не сам процесс. Поэтому не стоит контролировать ход и способ выполнения задач сотрудников на удаленке. Научитесь доверять им.

Работая с удаленным штатом, важно уметь контролировать ожидания и сосредотачиваться на целях. Не погружайтесь с головой в текущие задачи, вместо этого концентрируйтесь на том, чего вы добиваетесь благодаря выполнению этих задач.

Если вы достигаете своих целей, тогда отлично. Если же нет, необходимо найти причину, изучить ситуацию. Но суть остается по-прежнему в результатах вашей работы, а не в работе как таковой.

9. Согласуйте цели удаленных работников с вашими.

В мире произошло заметное смещение в пользу сотрудников, чья цель – новые знания и приобретение новых навыков, а не стабильность. Устаревшая модель «ветерана компании с 30-летним стажем» изжила себя. При встрече со своей командой, уделяйте больше времени, чтобы узнать цели ваших сотрудников как в работе, так и в жизни.

Старайтесь связать их стремления с целями вашей компании. Практика показывает, что это работает. Их вовлеченность в процесс и продуктивность повышаются.

10. Используйте технологии, чтобы создать тесное сообщество.

Интернет-сообщество поможет вам сделать удаленных сотрудников частью корпоративной культуры. Создайте группу, в которой будете отмечать дни рождения работников, важные для компании события (дата основания или получение награды). Такая корпоративная политика всегда приводит к сплоченности коллектива и, как следствие, к повышению продуктивности.

11. Станьте друзьями: Устанавливайте связь, поддерживайте и помогайте.

Чтобы между вами и удаленными сотрудниками установились доверительные отношения, не бойтесь выразить сочувствие, поинтересоваться жизненными обстоятельствами, семьей. Так вы скоро обнаружите общие интересы и, вполне вероятно, даже схожие убеждения. Это поможет вам выйти на более продуктивный уровень сотрудничества.

С позиции руководителя не забывайте ежедневно отмечаться в документах с общим доступом, общайтесь по телефону, в чате, по видеосвязи. Это ваша «инвестиция» в отношения. Ваши действия должны демонстрировать, что вы заинтересованы в том, чтобы помочь человеку в достижении его целей, а не просто проверяете его текущие показатели.