Как составить бюджет запуска проекта: основные этапы, ошибки, советы + пример

Первое с чего нужно начать – это определить ваши цели.

Не достаточно просто брать за цель «Запустить бизнес».

Для поставновки цели используйте фреймворк SMART, который говорит о том, что цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, релевантной и иметь временные рамки.

Поэтому стоит конкретизировать вашу цель, добавив к ней даты, сроки, контекст и подробное описание того, как и что должно быть сделано для запуска проекта.

Как только вы определили главную цель и сопоставили ее со своим видением развития вашей идеи, необходимо составить подробный список задач, которые как раз таки и обеспечат достижение поставленной цели.

Составление бюджета начинается прежде всего со сбора информации касательно направлений будущих расходов.

Задайте себе простой вопрос: "На что понадобятся деньги, чтобы реализовать проект?"

Пока не стоит думать о суммах и конкретных цифрах, которые придётся потратить. Важно просто перечислить, какие действия вам необходимо предпринять для достижения цели.

Что конкретно необходимо сделать? Что из этого потребует денег?

Для облегчения процесса составления списка задач, поделите их на 3 больших раздела: разработка (development), производство (production) и продвижение (promotion).

Зачастую все задачи, связанные с запуском проекта, можно отнести к одной из этих категорий.

Разбейте свой список задач на три части и перечислите все задачи, которые попадают в каждый из разделов.

Не пытайтесь сразу же отфильтровать задачи, которые вам кажутся ненужными. Включайте все, что может понадобиться для реализации идеи.

Как только вы составили исчерпывающий список задач, переходите к приоритезации списка.

Внесите список в таблицу, где во втором столбце вы сможете указать приоритет каждой из задач.

Для этого оцените каждое задание по важности и степени влияния на успех проекта по шкале от 1 до 4, где 1 – это минимальная важность, а 4 – максимальная.

После того, как вы оценили задачи по степени их важности для достижение ключевой цели, взгляните на список еще раз и дополните его второстепенными направлениями расходов, которые вы упустили сначала.

Кроме очевидных пунктов, подумайте и о тех статьях расходов, которые могут быть не связаны с задачами, а лишь обеспечивать возможность их выполнения.

Речь идёт о платных сервисах и услугах (мессенджеры, сервисы управления проектами, плата за интернет, транспорт и т.д.), которые могут играть, на первый взгляд, незначительную роль и требовать небольших денег. Но дело в том, что именно они зачастую являются источником непредвиденных расходов и причиной дыр в бюджете, которые ведут к нехватке средств.

Поэтому убедитесь, что раздел второстепенных расходов включают транспортные и телекоммуникационные расходы, аренду помещений и аппаратуры, а также большие и маленькие платежи всех сервисов, которые вы используете по подписке.

Как только список задач готов и приоритизирован, настало время добавить цифры.

Определите продолжительность подготовки к запуску бизнеса и предположите, сколько займёт стадия разработки, подготовки и запуска проекта.

Важно как можно точнее рассчитать, сколько времени пройдёт до момента, когда вы сможете начать зарабатывать и получите первую операционную прибыль, чтобы финансировать дальнейшую жизнь проекта.

Очень важно не переоценить свои возможности и максимально точно оценить время подготовки с учетом всех возможных опозданий, переносов и непредвиденных ситуаций.

На основе этой информации будет понятно, на какой срок рассчитан бюджет и как быстро у вас могут закончиться деньги.

Как только вы оценили общий временной горизонт вашего бюджета, переходите к оценке продолжительности каждой из задач, чтобы наконец-то понять, сколько денег потребуется на реализацию ваших идей. Это даст вам понимание того, какие объемы расходов приходятся на каждую из статей.

Измерять задачи лучше всего в человеко-часах.

Но не стоит быть сильно оптимистичными по поводу своих возможностей и скорости выполнения задач. Пока вы ещё на берегу, вам кажется, что у вас вечно будет максимальная мотивация и желание работать. Позже все может поменяться.

Первые трудности и завышенные ожидания могут легко убить вашу мотивацию продолжать двигаться с быстрым темпом или продолжать в целом. В такие моменты прогресс будет минимальным. А расходы могут сохраниться на том же уровне. 

Поэтому трезво оцените свои возможности.

Оцените каждую из задач в человекочасах и переведите это в денежный эквивалент, чтобы получить итоговую стоимость выполнения каждой задачи.

Запишите, что у вас получилось. И прибавьте к этому 10%, чтобы наверняка убедиться, что вы учли возможные погрешности в прогнозах.

Третий этап составления бюджета заключается в его финальной модерации, оптимизации и утверждении.

При оптимизации бюджета воспользуйтесь принципом Парето, который гласит, что 20% задач приносит 80% результата, а остальные 80% задач приносят только 20% результата.

Оптимизация бюджета заключается в урезании расходов на те задачи и направления, которые имеют наименьшее влияние и играют наименьшую роль в вашем успехе. На основе вашего списка задач и их уровне важности определите 20% задач, которые могут обеспечить 80% успеха. Это задачи с уровнем важности 3 и 4. Для них можно увеличить ожидаемые расходы.

Что касается задач с уровнем важности 1 и 2, их можно убрать из списка или значительно снизить расходы на них. Это как раз те 80% задач и действий, которые отбирают время и деньги, но обеспечивают лишь малую долю вашего прогресса.

Если на первых двух этапах вы ещё не включили в свой бюджет статью «Непредвиденные расходы», то пора сделать это сейчас.

Поверьте моему опыту. Даже если вам кажется, что вы очень скрупулёзно перечислили все процессы, которые потребуют финансирования, в процессе работы обязательно будут появляться вещи, которые потребуют денег.

В случае если вы не учтете возможность таких расходов заранее, то позже эта ошибка может обернуться превышением вашего бюджета и неожиданными расходами, которые нарушат ваши планы.

Рассмотрим пример проекта бюджета для запуска Kickstarter кампании. В качестве примера рассмотри такой продукт для краудфандинговой кампании, как ежедневник с мобильным приложением, которое связывает блокнот с онлайн календарями.

Главная цель: Разработка прототипа ежедневника с мобильным приложением с последующим запуском и проведением Kickstarter кампании через 4 месяца.

Цель бюджета: Составить детальный план расходов связанных с разработкой прототипа продукта и запуском краудфандинговой кампании через 4 месяца.

Примечание: Бюджет не будет включать зарплатный фонд основателей стартапа, а только задачи, которые будут отданы на аутсорсинг или выполнены с привлечением новых участников команды.

Теперь осталось очистить список от пунктов, у которых низкий уровень важности для успеха вашего проекта и, конечно же, не забыть добавить 10-20% от общего бюджета на непредвиденные расходы.